Пожиратель-хронофаг: бороться или смириться?

Добрый день, коллеги!
При прослушивании лекции Александра Фридмана нашел свой «камень преткновения», личный хронофаг. Это хаос в хранении нужной мне информации. И хотя сейчас управление данными упростилось благодаря функциям компьютера, это не облегчило мою проблему. Теряю массу времени, чтобы найти нужный мне документ, в процессе этого испытываю панику и беспокойство, особенно, если времени катастрофически не хватает. Автор рекомендует создать структуру хранения, поддерживать ее. Но как?
Я использую следующие «помощники»:
– группирую папки с документами;
– помечаю важные и второстепенные;
– обязательно все подписываю;
– формирую по названиям, характеристикам, содержанию.
Однако информации собирается очень много, и решить эту проблему мне сейчас не по силам. Что можете предложить, коллеги? Как вы справляетесь с хаосом в документах?

6 1
Войдите или зарегистрируйтесь, чтобы оставить комментарий.
  • Не уловил немного:
    Нужно найти файлы на компютере?
    Или текст внутри файла?
    Или эл.сообщения?
    Или смс-ки?
    Или сообщения в чатах?
    Или бумажные документы?

    Т.е. что подразумевается под документом?
    Как именно вы их помечаете?
    Что значит "подписываю", "формирую"?

    2
    + 6 комментариев
    • Вы знаете, моя проблема именно в недостатке структурирования документов. Это файлы, папки в компьютере. Они подписаны, сгруппированы, но их такое множество, что просто аврал. Когда забиваешь в поиск, выдает также массу документов, так как есть похожие файлы, с аналогичными, подобными друг другу названиями. Опять я трачу уйму времени, чтобы пересмотреть все.
      Для себя я выяснил, что это и есть мой основной хронофаг, пожирающий время. А. Фридман советует создать структуру, наполнить ее и поддерживать, но я не понял, что именно сделать. Может, стоит создать "древо" хранения информации, как советует Светлана? Пока не могу определиться.
      Юрий, как вы упорядочиваете информацию, может, у вас есть свои методики?

      1
      + 5 комментариев
      • Олег, добрый день и здравствуйте!

        ч 1 из 2
        Понял что основная задача - это найти нужный файл на локальном компьютере?
        Для поиска файлов используете стандартные средства текущей Операционной Системы?
        Верно?

        Если верно, то можно посмотреть на эти 2 мысли:

        1. Эффективность поиска во многом зависит от той программы с помощью, которой ищем файлы на компе.
        Можно искать файлы специализированным файловым менеджером.
        (напишите мне на личную почту - есть в профиле - скажу название этой программы)
        Эта программа позволяет искать файлы:
        * по названию или части названия файла,
        * по маске файлов;
        * делать исключения файлов или каталогов из из поиска;
        * использовать в поиске регулярные выражения (поиск по сложным запросам за один проход);
        * искать в архивах;
        * искать файлы по тексту внутри файлов;
        * искать по дате изменения файла;
        * задать несколько правил поиска с плагинами.

        Если хотите могу удаленно подключиться к вашему компьютеру и вместе на реальных примерах поищем файлы!

        2. О структуре хранения файлов.
        2.1. Мне кажется, самая лучшая структура хранения файлов это:
        не та, которая была искусственно создана или выдумана,
        а та, которая сама себя создала в процессе эксплуатации эмпирическим путем.
        Лучшая структура - это та структура, которая создана "по наитию", т.е. интуитивно или бессознательно, я бы добавил ещё страшнее - бессистемно создана.
        (;)))
        2.2. Что значит "бессистемно создана":
        Напр, у меня есть файл "Коммерческое предложение по 50-й услуге 2017.12.05.docx" и мне надо его куда-то сохранить на компе.
        Перед сохранением я мысленно задаю себе вопрос:
        Где, в какой папке я потом первым делом буду искать этот файл?
        И быстро без раздумий сам себе отвечаю на этот вопрос - мой мозг выдал какую-то папку по наитию - в неё и сохраняю этот файл.
        Т.е. в моем примере мозг мне быстро ответил:
        Файл с коммерческим предложением по 50-й услуге лучше хранить в корне папки "самой 50-й услуги".
        Теперь я почти навсегда запомнил куда сохранил этот файл.

        2.3. Как бессистемно создавать структуру папок для хранения файлов.
        Ровно также как в примере из пункта 2.2.
        Вот фрагменты мыслей как создавал свою структуру хранения файлов.
        Первая мысль была разделить все файлы на две части: Работа и Дом - разделил.
        Вторая мысль пришла что в папке Работа хорошо бы сделать следующие под-папки:
        Работа
        / Услуги - История
        / Инструкции для клиентов
        / Отчеты
        / Мои задачи
        / Презентации услуг
        / Коммерческие предложения по услугам
        / Типовые договоры с клиентами
        / Клиенты - Файлы

        Создал - использовал - смотрел со стороны - хороша для меня эта структура, которая создалась?

        0
        + 0 комментариев
      • ч 2 из 2

        2.4. Структура папок для хранения файлов - "жидкая" и цифровая.
        Т.е. я не создаю себе структуру на века - создаю структуру на текущую ситуацию, зная, что в любой момент времени могу её по-любому поменять.
        Напр, выяснилось, что хранить Ком.Предл, Типовые дог, Презентации по одной и той же услуге в разных папках - мне оказалось неудобно.
        Тогда мозг решил в папку "Услуги - История" переместить как вложенные под-папки Ком.Предл, Типовые дог, Презентации, т.к. хранить все материалы по одной услуге оказалось удобнее в одной папке, а не в разных.
        В итоге получилась такая структура хранения файлов на компе:
        Дом
        Работа
        / Инструкции для клиентов
        / Клиенты - Файлы
        / Мои задачи
        / Отчеты
        / Услуги - История
        / / 1-ая услуга
        ...
        / / 50-ая услуга
        / / / Old (в эту папку складываю все устаревшие материалы по услуге, а не удаляю их)
        / / / Актуальный комплект документов для клиента по 50-й услуге
        / / / Коммерческие предложения по 50-й услуге
        / / / Презентации 50-й услугу
        / / / Приказы по 50-й услуге
        / / / Тарифы по 50-й услуге
        / / / Типовые договоры с клиентами по 50-й услуге

        Вот примерно так структура сама себя создает!!!

        Зная, что можно с помощью функции расширенного поиска найти любой файл на компе - создаю и изменяю структуру так как хочет моя интуиция!!!
        И не думаю о последствиях....

        0
        + 3 комментария
        • Юрий Владимирович! Спасибо за подробные рекомендации и советы! Отдельное спасибо за предложенную помощь, но я должен разобраться, помочь себе сам, иначе придется постоянно использовать компетенции других.
          В процессе разбора ваших предложений у меня возникли такие мысли:
          --- По методу поиска. Все перечисленные вами способы известны. Однако на компьютере сохраненные файлы прописаны не только на кириллице, но и на латинице. Опытные программисты порекомендовали называть файлы латинскими буквами - так их легче потом при необходимости восстановить. Но, к огромному сожалению, потом не всегда можно точно вспомнить, как прописано название файла((
          --- Идея с "бессистемно" созданной структурой интересна. Но что делать, если личная "бессистемность" со временем изменится? Сегодня на свой вопрос я отвечаю так, а через полгода - по другому. Как мне найти более "древние" файлы?
          К тому же, всегда есть проблема с поиском файлов, которые сохраняются в спешке и не имеют корректного названия. Что делать с ними?

          0
          + 2 комментария
          • Олег, здравствуйте!

            1.
            "файлы прописаны не только на кириллице, но и на латинице"
            Именно на латинице, т.е. транслитерация, а не на английском?
            Если транслитерация, то возможно - это один из главных хронофагов.
            1.1. Посоветовал бы файлы называть на том языке, на котором думаете.
            Напр. файл можно назвать одновременно русскими и английским словами: "Скор FZW".
            1.2. Использовать по-максимуму возможности длины названия файла, т.е. название файла вместе с путем к нему может содержать в Виндовс около 256 символов.
            Напр. "ДС к К-дог- ОСП запр- для клиентов, у кых не может быть дог-Л Рекв.Сбер вер.2015.12.16.docx"
            В названии файла указаны 4 его параметра:
            * к какому дог это ДС,
            * на какую тему,
            * с какими реквизитами,
            * какой версии текст ДС.
            1.3. "не всегда можно точно вспомнить"
            Советую в поиске файлов пользоваться регулярными выражениями и стоп-словами или минус-словами.
            Пользуетесь?
            1.4. Используете ли вы закладки для папок?
            Закладки для папок покажут вам наиболее часто-посещаемые папки и покажут используемое дерево папок.
            1.5. Используете ли вы в Ворде или Ёкселе команду "Открыть последний файл"?
            В этой команде можно выставить максимальную опцию - помнить последние открытые 50 файлов или папок.
            Уже будете видеть последние 50 открытых файлов или папок.
            1.6. В программе Аутлук Майкрософт можно включить запись дневника - тогда дневник будет запоминать каждый открытый файл на компе...

            2.
            Почувствовали, что личная "бессистемность" со временем изменилась - меняйте структуру хранения файлов под новую "бессистемность".
            Чем чаще меняете "бессистемную" структуру, тем больше она будет совпадать с ходом ваших мыслей по наитию о том, где хранится файл.
            2.1. "проблема с поиском файлов, которые сохраняются в спешке и не имеют корректного названия. Что делать с ними?"
            В этом случае в спешке посоветовал все файлы сохранять в одну входящую папку.
            Напр, можно в таких случаях всё сохранять в папку Dowloads.
            Потом, когда появится время можно спокойно разобрать спешно-сохраненные файлы из папки Dowloads. Найти файл в одной папке всегда проще, чем искать по всему компу!

            3.
            Сможете задать вопрос: Какой именно файл не находится? С каким примерно именем?
            Смогу посоветовать ещё что-то по-точнее!

            1
            + 1 комментарий
            • Юрий Владимирович! Добрый день! Спасибо за такой детальный разбор. Некоторые ваши рекомендации постараюсь перенять, попробую все-таки навести порядок у себя. Хорошая идея по поводу документов, сохраняющихся в спешке. Лучше потом сесть и разобрать, чем закинуть файл непонятно куда, а потом долго вспоминать, как он назван и где размещен. Еще раз спасибо!

              0
              + 0 комментариев
  • # Пошук Светлана

    Добрый день!
    Я тоже работаю с большим объёмом информации и иногда имею такую же проблему по поиску нужной инфы. Не часто, но всё же. Сейчас работаю над созданием "дерева" системы хранения. По принципу как на сайте делается Карта сайта. Это даст возможность одним взглядом увидеть всю систему, её недоработки и положительные моменты. Структурировать информацию буду только после создания карты хранения. Есть уверенность, что этот способ принесёт нужные результаты. Но, наверное, это индивидуальный вопрос.

    2
    + 1 комментарий
  • # Kostroma

    Я предпочитаю хранить все о одной папке, а для поиска составлять правильные поисковые запросы. Система папок имеет одно ограничение, крайне сложно положить один документ в две разные папки. Структура вещь хорошая, но для поддержания ее в актуальном состоянии у меня уходило неприличное кол-во времени. Насчет хранения всего в одной куче (правда для Аутлука) была хорошая работа "Am I wasting my time organizing email? A study of email refinding. IBM Research", рекомендую погуглить и прочитать.

    1
    + 1 комментарий
    • # Олег Иванов

      Спасибо, учту ваши рекомендации. Вообще главное начать себя контролировать, заставлять правильно распределять папки, файлы, не суетиться и не спешить. Бардак в рабочих документах "рождается" в основном, в спешке.

      0
      + 0 комментариев
  • # Дмитрий Трефилов

    Если есть возможность делегируйте эту функцию подходящему под данный вид работ сотруднику.

    0
    + 0 комментариев
  • # Александр Савин

    Добрый день, Олег.
    Если для Вас хаос в документах вызывает панику и беспокойство, то вам не стоит создавать с нуля структуру хранения, это навык который тренируется годами, Юрий Владимирович привел свою структуру, - видно что она имеет длинную историю, раза 5 редактировалась, - и с нуля внедрить ее не получится.

    Если свою проблему еще не решили, я могу порекомендовать несколько стартовых советов.
    1) На рабочем столе создайте папку - Камень Преткновения ( в принципе любое название, которое Вас заякорит вспомнить для чего вы ее создали )
    2) Дальше начните с самого простого, - найдите все файлы - электронные книги, которые вы читали или хотите прочитать ( любого формата ) и переместите в одну папку с названием Книги (или Books, из личного опыта рекомендую использовать английские варианты,- в будущем пригодится ), которая будет находится в папке Камень Преткновения.
    И все, теперь если Вы хотите что-то почитать, Вы знаете где будет находиться нужный файл. Уровень Вашего беспокойства снизится
    3) Найдите все фильмы и переместите в папку Камень Преткновения/Фильмы
    4) А теперь подумайте, какие файлы хранят справочную информацию по Вашей профессиональной деятельности ( кодексы, стандарты, главное чтобы это были справочники )....и перенестите их в Камень Преткновения/Справочники
    5) Найдите все фотографии ( с помощью функции поиска по расширению jpg )
    6) Испугались? 12875 файлов вида Image_0456.jpg в папках с названиями - Новая Папка 1, Новая Папка 1/Новая Папка 2, корпоратив, от Лехи, от Лехи_распечатать, с семинара, а также одна фоточка Я.jpg?
    7) Все переместите в Камень Преткновения/Фото как есть.... возможно придется переименовать парочку Новых Папок 1 в Новые Папки 123 и 1234
    8) Не сортируйте фотографии, это далеко не тривиальная задача, но Вы теперь знаете где их нужно искать в случае чего
    9) Найдите файлы с названием Без Названия.txt и перемести в папку Камень Преткновения/Мои наскорую руку сделанные заметки
    10) Возможно придется несколько файлов переименовать...
    11) А теперь придумайте следующий шаг, самый простой

    Эти шаги стоит сделать с самого начала, если хаос на компьютере вызывает панику

    1
    + 3 комментария
    • Александр, спасибо за совет. Я так понимаю, в Камне Преткновения нужно собрать весь бардак, который сложился в компе и перекинуть его туда? А затем начать разбирать эту гору по папкам, наводя в каждой порядок. Все же мне надо переходить к какой-то системе, вырабатывать свою структуру, - так, как это привел выше Юрий Владимирович. Начну с Вашего метода, тем более, что примерно так у меня обстановка с файлами и выглядит на данный момент, а там посмотрим. По ходу буду разбираться.

      0
      + 2 комментария
      • Да, основная идея механизма это преобразовать неуправляемый хаос в несколько управляемых но меньшего размера.
        задача "Отсортиртировать заметки в Камень Преткновения/Мои наскорую руку сделанные заметки" намного понятнее, чем задача "Разгрести документы на компе", которая в такой формулировке практически невыполнима

        Ну и дальше эти заметки лучше хранить в клауде в отдельной программе, я использую для этих целей evernote, есть и другие решения.

        0
        + 1 комментарий
Cookies помогают нам предоставлять наши услуги. Используя наши услуги, вы соглашаетесь с использованием наших cookies.